文件管理制度
现如今，需要使用制度的场合越来越多，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。那么什么样的制度才是有效的呢？以下是小编为大家整理的文件管理制度，希望对大家有所帮助。
文件管理制度1物业公司外来文件管理规程
1、目的
通过对外来文件的有效管理,以保证分公司现场使用的外来文件都是最新版本的有效文件。
2、适用范围
分公司收到的上级公司或政府部门颁发的各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。
3、职责
3、1行政部负责收集、整理国家政策、法律、法规等行政性文件。
3、2工程部负责收集、整理国家标准、行业规范、操作规程等技术性文件。
3、3物业部负责收集、整理服务收费、城建管理等行业性文件。
3、4保安部负责收集、整理消防、治安管理等法律法规文件。
3、5分公司总经理负责批准外来文件在分公司的执行。
4、实施程序
4、1文件的识别
4、1、1根据文件的种类,分为国家法律法规文件、国家标准和行业规范、规程、标准等。
4、1、2相关部门分别负责将与分公司业务范围有关的文件整理出行政性/技术性/行业性/法律法规外来文件目录。目录应列明文件编号、名称、发布日期。
4、2文件的转换
行政性/技术性/行业性/法律法规文件目录,分别由行政部、工程部、物业部和保安部经理签署审核,由分公司总经理批准。
行政部负责把批准转换的外来文件原件收集归档,并编制《外来文件清单》。
4、3控制发放
行政部对所需要使用的文件加盖受控章,并负责发放、借阅和保管,做好发放和借阅登记。当外来文件发生版本更替时,行政部负责更新《外来文件清单》。及时发放新版文件,收回旧版文件,并加盖作废章后销毁或处置。
5、相关文件和质量记录表格
5、1《外来文件清单》
5、2《公文处理办法》
5、3《文稿签发单》
5、4《文件阅办单》
5、5《发放文件登记表》
5、6《文件借阅登记表》
文件管理制度21目的
运用科学有效的管理方法，规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制，从而保证质量体系的有效运行。
2适用范围
适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。
3职责
3.1管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。
3.2分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。
3.3管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。
3.4分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。
4实施程序
4.1质量体系文件的建立
4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放，分公司管理处不得涂改。
4.1.2管理处作业指导书
4.1.2.1管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。
4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审，分管副总经理负责复审，总经理负责审批。
4.1.2.3质量主管对文件进行编号及排版检查，并办理《作业指导书审批单》。
a.编号方法为:
wi-sh(xxx)-xx-xxx
顺序号
文件类别号
上海分公司xxx管理处代码
作业指导书代码
文件类别号有九类，分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、
社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。
b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。
4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部，33-02为管理部，33-03为市场部，33-04为工程部，33-05为财务部，33-06为凯迪克大厦管理处。
4.1.3物业管理方案
4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。
4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核，总经理复审后报总公司主管领导批准。
4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。
4.2质量体系文件的修改
4.2.1在质量体系文件的建立过程中，对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。
4.2.2对投入使用的质量体系文件修改需经过审批，审批权限参照文件建立审批权限。
4.2.3文件修改时，由提出人填写《体系文件修改申请单》，经原文件审批人员审批后，由质量主管将修改的内容加到正式文件中。
4.2.4文件内容修改后，对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。
4.2.5当文件修改超过5次或修改内容较多时，应换版。
4.3质量体系文件的使用
4.3.1作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训，并对文件实施的情况进行检查，质量主管负责建立《体系文件目录》。
4.3.2所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。
4.4质量体系文件的发放
4.4.1质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时，质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管，让其自行选择本部门需使用的文件，而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。
4.4.2质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》，由领用人签名登记。
4.4.3除外来文件以外，发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色'受控文件章'。
4.5质量体系文件的借阅
4.5.1除公司领导外，其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准，并填写《文件借阅登记表》。
4.5.2借出和归还文件时，必须办理清点手续，由质量主管和借阅者当面核对清楚。
4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。
4.5.4文件如有丢失、损坏，需立即采取相应措施，并追究当事者责任。
4.6质量体系文件的保存
< ……此处隐藏15934个字……险源管理、作业安全管理、相关方及外用工（单位）管理、职业健康管理、劳动防护用品（具）和保健品管理、安全检查及隐患治理、应急管理、事故管理、安全绩效评定管理等。2.3制度内容要符合国家相关法律、法规，标准和规范，应符合本企业的实际，不能照抄照搬。
2.4制度的编写人员应了解国家相关法律、法规，标准和规范，熟悉本企业的组织架构和管理特点，确保合规性。制度的格式建议包括以下内容：目的、适用范围、规范性引用文件、职责、管理要求、记录等。
2.5 《岗位安全操作规程》要涵盖本企业的所有岗位（或设备），内容要基于特定的危险源（危害因素）辨识和风险分析评价和控制。其格式建议包括以下内容：目的、范围、主要风险及控制措施、操作规程、安全注意事项、应急处置、附件等。
2.6应急预案的编写应符合《生产经营单位安全生产事故应急预案编制导则》的要求，应按规定评审，并报安监部门备案。
3.安全标准化文件的会签
3.1安全标准化文件草稿编制结束后，生产技术处应将草稿发放到相关部门，或组织相关部门、人员讨论，广泛征求各部门人员的意见。
3.2各部门人员提出的意见，生产技术处应做好记录，斟酌采纳后融入到其中。
4.安全标准化文件的审批
4.1《安全生产管理制度汇编》由生产技术处组织编写，生产技术处负责人审核后报请主管领导，由总经理批准。
4.2各部门负责编制的安全标准化文件由各单位自行起草，生产技术处负责人审核后报请主管领导，公司总经理批准。
4.3安全标准化文件在发布前，审核时规定发放范围。
4.4各分厂、处室负责人负责审核部门起草的文件，报公司总经理批准。
5.安全标准化文件的发布
5.1受控文件由行政人事处根据文件的发放范围统一发放。
5.1．1公司重要安全文件、制度由行政人事处文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息平台发放到相关部门，相关部门应及时查阅，获取存档。
5.1．2一般的安全文件，由拟定文件部门，按文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息平台发放到相关部门或本部门，相关部门或本部门应及时查阅，获取存档。
5.2安全标准化文件发放应在《文件发放/回收登记表》上登记，受控文件应记录发放号，并有文件接收人签名，保留发放记录。
5.3各分厂编制的安全生产管理制度及岗位安全操作规程应由行政人事处发放到相关岗位，并组织培训考核，保留记录资料。
5.4安全标准化文件应以公司正式文件发布。
5.5各分厂、处室应严格按照安全标准化文件的要求执行。
6.安全标准化文件的使用
6.1文件使用人的受控文件破损严重影响使用时，应向办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。补发新文件，分发号不变。
6.2文件使用人丢失受控文件应向行政人事处报告，说明丢失原因，经原批准人批准后补发新文件。
6.3行政人事处保存相关《受控文件目录》。
7.安全标准化文件的评审
7.1公司每年至少组织一次对安全生产法律法规、标准规范、规章制度和操作规程、岗位安全生产责任制的执行情况及适用情况进行全面检查和评估，并编写评估报告。
7.2个别文件因可操作性等原因需要临时评审的，由使用单位提出，生产技术处负责组织安全标准化文件评审，以确定是否需要修改。
7.3出现下列情况时，评审工作可以立即开展，确保安全规章制度和安全操作规程的适用性和有效性：
7.3.1国家安全生产新的法律法规标准及其他要求在官方媒体公布或通过文件精神下达时。
7.3.2省市等上级部门安全生产行政管理部门新下发的安全管理相关文件通知时。
7.3.3公司新工艺新技术、新装置、新产品和新方法的投入使用时。
7.3.4当发生事故时，工艺技术材料等发生变更时。
7.3.5企业发生并购重组时。
8.安全标准化文件的修订
8.1制定文件修订的计划，并根据文件评审结果、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例和绩效评定结果等，对安全生产规章制度及岗位安全操作规程进行修订，确保其有效和适用；
8.2安全标准化文件需要更改时，应有文件更改人书面说明原因及更改内容；重大更改（如技术等）还应附有充分的理由和依据，经单位负责人签字，文件主管部门审核后，报原文件批准人批准。原批准人发生变化或其职能发生变化时，应报接替其职能的人员批准。
8.3安全标准化文件经修改后应注明修改状态，自0开始顺序编号，修改页超过2/3时应换版。
8.4安全标准化文件的换版和文件的作废及销毁要进行登记。
9.安全标准化文件的管理
9.1经批准的文件应按文件的编号规则予以编号登记。文件起草部门应将文件原稿和批文交办公室保存。以媒体形式存放文件应加密/将磁盘标识存档。
9.2需临时借阅安全标准化文件时，应经安全文件管理部门负责人批准并予以登记，借阅者应在规定的日期时间内归还文件。文件原稿不对外借阅。
9.3文件复印和拷贝需填写申请单，由行政人事处负责人批准后执行。未经批准任何人不得擅自打印复印和拷贝。
文件管理制度14（一）技术文件、往来文件、工地文件
（二）竣工资料
1、上级主管部门的有关文件，如施工证、开工证、各种报批报建所要办理的手续、文件等。
2、建设单位和施工单位签订的工程合同。
3、设计图纸会审记录，图纸变更记录及确认签证。
4、施工组织设计方案。
5、施工日志。
6、工程例会记录及工程整改意见联系单。
7、采购的工程材料的合格证、商检证及测验报告。
8、隐蔽工程验收报告。
9、自检报告。
10、竣工验收申请报告。
文件管理制度15维修技术资料、工艺文件管理制度之相关制度和职责
1、技术负责人负责收集汽车维修的法律、法规和国家标准、行业标准以及相关技术标准，具备所承修车型相关维修技术标准和工艺文件，确保文件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。
2、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。
3、借用资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借用登记表。
4、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。
5、如资料遗失，将追究借用人责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借用人进行遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使用权，并上报领导。
6、为保证资料内容清晰完整，翻阅资料时双手一定要洁净，凡出现资料破损，粘上油腻、不清洁将追究借用人责任，限制其使用权。
