印章使用管理制度

印章使用管理制度

在当今社会生活中，制度在生活中的使用越来越广泛，制度具有合理性和合法性分配功能。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编精心整理的印章使用管理制度，希望对大家有所帮助。

第一条 印章诗司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特制定如下公司印章使用与管理条例。

第二条 公司印章包括：公章、法人私章、合同章、财务章及各职能部门章。

第三条 刻印

1、新公司成立，基本印章(公章、合同章、法人私章、财务章)的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，交由综合管理部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。

2、因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章制发申请表》经总经理核准后送交综合管理部刻制，部门章一般为椭圆章。

第四条 印章的使用

1、任何部门在启用印章前，均需到综合管理部办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章签收手续》并备案。

2、公章由综合管理部经理或专人保管。各部门需要斧章的文件、通知等，须到综合管理部领取并填写《印章使用申请表》，由总经理核准，并在《印章使用申请表》中签字，涉及到人事调动盖章的，还需董事长同意。

3、合同章：合同章由综合管理部保管。主要用于公司签订各类对外合同，盖章前须先到综合管理部处领取并填写《印章使用申请表》，由总经理审批并在《印章使用申请表》中签字，董事长同意后方可盖章。

4、法人私章：法人私章由公司银行出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。

5、财务章：由财务部经理保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人保管。

6、其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，由部门负责人进行保管并严格该章的使用管理办法。

7、各类印章的使用登记薄要由专人严格保存管理，不得损毁或遗失。

第五条 印章的废止、更换

1、废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》，由总经理核准后交由综合管理部统一废止或缴销。

2、遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》，由总经理核准并签批遗失处理办法后，交由综合管理部按批示处理，如遗失公司基本印章时必需按规定登报申明。

3、更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写《废止申请单》，经总经理核准后，交由综合管理部按批示处理，并填写《印章制发申请表》申请新的印章。

第六条 印章保管人的责权

对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。综合管理部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：

1、职能部门印章保管人对印章具有立使用权力，同时负全部使用责任。

2、公章、财务章的保管人无立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章、财务章的保管人对印章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任;未经审批同意擅自使用的，保管人对使用结果负全部责任并按公司有关规定进行处分。

3、法人私章的保管者是出纳，既是保管者又是使用者，但其无立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。

第七条 严禁公章、合同章、法人私章立带离公司使用，保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。

第八条 公司高层领导因异地执行重项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总经理审批并及时归还。

第九条 开具个人相关证明，需由分管副总经理以上担保签批后方能使用，如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。

第十条 公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。

第十一条 所有印章的使用，必须严格执行公司的印章使用规定，做好申请和使用登记。如违规使用出现问题，后果自负，给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任。

1.总则

1.1 目的 为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定本制度。

1.2 公司印章的定义 本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

2.公司印章的种类

2.1公司公章 公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。公司公章名称为“深圳市中兴通讯股份有限公司”，图形为含五星的圆形。

2.2公司业务专用章 代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括人事章、合同专用章、财务专用章、报关专用章等。

2.3公司钢印 用钢材制作，加盖于各种证件，等同于公司正式印章。

2.4法人章 刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。

2.5总裁或总经理章 刻有公司总裁名字的印章。

2.6事业部章 刻有公司各事业部名称，含五星图案的圆形印章，事业部章不具备法人效力。

2.7总裁办、中心、部门、各事业部办公室方形章 刻有总裁办、中心名称、部门名称、各事业部办公室名称，只对内使用的方形章。

2.8其它专用章 因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的圆形印章，包括法律办公室章、基建办公室章、培训中心章、工程部章、标准化专用章。增刻此类印章的申请必须在申请时列明印章使用管理规定并报公司主管领导批准。

2.9戳记 带有标识性的印章，常加盖在显要位置上，起提示作用。如“急”、“秘密”、“绝密”等字样。

3.公司印章的申请与刻制、废止

3.1申请 必要的业务用章：支出合同、销售合同、财务、人事用章可以书面形式向总裁办行政部提交“刻制印章申请表”。(附件二)申请表必须由部门领导与主管三层领导确认并经公司主管领导批准。其他印章申请应严格控制。

3.2刻制 公司印章的刻制由总裁办行政部统一负责。刻制标准应符合国家相关规定。

3.3散失、损毁、被盗 公司印章在受到散失、损毁、被盗的`情况时，各管理者应迅速向行政部递交说明原因的报告书，报告书须经部门领导和总裁办、中心一级的领导的确认。行政部根据情况依本 ……此处隐藏5187个字……各类对外合同，盖章前须先到领取并填写《有限公司印章使用申请表》，由部门负责人、总经理审批签字后，去印章保管人处填写《有限公司印章使用登记表》（附表5）登记后方可盖章。

4.2.2公司合同专用章的使用范围主要为：

1、对外投资、合资、合作协议。

2、各类经济合同等。

4.3公司（法人）个人名章：

4.3.1法人私章由法人授权指定专人保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。

4.3.2法人变更或离职时，在工商部门尚未完成变更登记手续情况下，变更或离职法人应当允许公司在其变更或离职后的合理时间内继续持有和使用该印章，但不再承担变更或离职后的公司经营责任和法律责任，法人变更或离职后应将法人私章授权委托给公司相关人员保管，并填写《有限公司法定代表人个人名章移交申明》，待完成法人变更手续后再收回原法人印章。

4.3.3法人私章的使用范围主要为：

1、主要用于需加盖私章的合同、财务及报表等文件。

4.4财务专用章：

4.4.1财务章由财务部保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人保管。

4.5公司各职能部门专用章：

4.5.1职能部门章由本部门负责人保管。主要适用于公司内部工作联系使用，盖章前须先到指定专人领取并填写《有限公司印章使用申请表》，由部门负责人同意签字后，去印章保管人处填写《有限公司印章使用登记表》（附表5）登记后方可盖章。

5公司印章保管人的职责：

5.1负责印章的保管。

5.2负责设立印章使用登记台帐。

5.3负责印章使用的审核工作。

5.4印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（见附件：表4《有限公司印章移交登记表》）

5.5为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。

6公司印章的管理、使用

6.1印章的使用

6.1.1印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章（见附件：表3《有限公司印章使用申请表》）。总经理签字的文件可以直接用印，不必留底，否则将总经理未签字的原文件留底备查。

6.1.2印章的使用由管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。（见附件：表5《有限公司印章使用登记表》）

6.1.3公司法人个人名章由法人本人签字或被授权人签字后方可使用。

6.1.4财务章、发票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。

6.1.5严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出登记表后，由相关领导签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。（见附件：表6《有限公司携带印章外出登记表》）

6.1.6以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，相关领导批准后方可盖章。对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。

6.1.7任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。

6.1.8有下列情况之一的，印章管理人员不得用印：

1、涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料；

2、未批准的文件、材料；

3、非公司员工或与公司工作、业务无关的文件、材料；

4、空白的介绍信、空白证件、空白纸张等。

6.2印章的保管

6.2.1印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

6.2.2印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。

6.2.3印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。

6.2.4非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。

6.2.5印章应及时维护、确保其清晰、端正。

6.2.6印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向总经理和上级领导报告，并备案，配合查处。

6.2.7公司领导因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须办理携带印章外出登记手续（见附件：表6《有限公司携带印章外出登记表》）。6.2.8公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。

6.2.9所有印章的使用，必须严格执行公司的印章使用规定，做好申请和使用登记。如违规使用出现问题，后果自负，给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任。

7公司印章的停用

7.1有下列情况，印章须停用：

1、公司名称变动。

2、印章使用损坏。

3、印章遗失或被窃，声明作废；如遗失公司基本印章时必需按规定登报申明。7.2印章停用时须经股东会决议批准，及时将停用印章封存或销毁，建立印章存档、销毁的登记档案。（见附件：表7《有限公司印章停用申请表》）

7.3印章的更换

7.3.1更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写《有限公司印章停用申请表》，经总经理核准后，交由按批示处理，并填写《有限公司印章刻制申请表》申请新的印章。

8对印章违规使用行为的处理办法

8.1未经审批，任何部门和个人不得擅自刻制公司印章，擅自私刻印章或有意隐瞒、拒绝登记者，一经发现，必须追究其法律责任，由此造成的民事、行政、刑事责任，由当事人本人承担。

8.2违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的民事、行政、刑事责任。

8.3印章管理员因使用公章不当而造成损失的，视情节和后果追究其相应责任。非印章管理人员违反公司印章管理制度，不当使用印章，一经发现应与印章管理员承担同等的责任。

9附则

9.1本制度由综合办公室起草、总经理批准后从20xx年10月31日起实施。

9.2本制度解释权归有限公司。

9.3.附件：

附表1《有限公司印章刻制申请表》

附表2《有限公司印章保管登记表》

附表3《有限公司印章使用申请表》

附表4《有限公司印章移交登记表》

附表5《有限公司印章使用登记表》

附表6《有限公司携带印章外出登记表》

附表7《有限公司印章停用申请表》

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